Gérer les commandes WooCommerce avec l'IA : statuts, notes, commandes manuelles

Retrouver les commandes d'hier, marquer comme terminées celles que vous avez expédiées, laisser une note à la personne qui préparera la commande 2318 demain, saisir une commande reçue par téléphone : chacune de ces tâches représente quelques minutes de clics dans WooCommerce, et ensemble elles remplissent une matinée. Vous pouvez gérer les commandes WooCommerce avec l'IA à la place. Le serveur MCP de BEAR connecte un assistant comme Claude à votre boutique : vous décrivez la tâche en une phrase, vous vérifiez ce que l'assistant s'apprête à faire, et vous dites oui. Ce guide présente ce que vous pouvez demander, ce que BEAR contrôle, quels e-mails et quels mouvements de stock en découlent, et où se situent les limites.

Exemple : terminer en masse les commandes WooCommerce d'hier

Vous revenez de la poste, les colis d'hier sont partis. Vous écrivez :

Marquez toutes les commandes en cours d'hier comme terminées, avec la note "Envoyé en suivi postal".

1. L'assistant trouve les commandes. Il demande à BEAR les commandes au statut En cours (Processing) créées hier. "Hier" est compté dans le fuseau horaire de votre boutique (Réglages → Général (Settings → General) de WordPress) ; une commande passée à minuit et demi tombe donc sur le bon jour. Vous obtenez un tableau : numéro de commande, nom du client, ville, ce qui a été commandé, mode de livraison et total. Disons 14 commandes.
2. Il les nomme avant de toucher à quoi que ce soit. Les instructions de BEAR pour cet outil demandent à l'assistant d'indiquer quelles commandes et quel statut avant la modification. Lisez le tableau. Si un colis n'est pas parti, dites "toutes sauf la 2321".
3. Vous confirmez. L'assistant appelle woobe_set_order_status avec les 13 numéros de commande, le statut terminée (completed) et votre note.
4. WooCommerce modifie les commandes une par une. Votre note est ajoutée à chaque commande comme une note à part entière, puis le statut change exactement comme si vous l'aviez modifié sur l'écran de la commande : WooCommerce écrit sa note "Statut de la commande changé de En cours à Terminée" et envoie au client l'e-mail Commande terminée (Completed order), si cet e-mail est activé dans WooCommerce → Réglages → E-mails (WooCommerce → Settings → Emails).
5. Vous obtenez le résultat. L'assistant liste chaque commande avec son ancien et son nouveau statut. Une commande déjà terminée est ignorée, pas modifiée une deuxième fois, afin que personne ne reçoive deux fois le même e-mail. Un numéro de commande qui n'existe pas est signalé comme en échec avec la raison, et les autres passent quand même.

Les nombres sont donnés à titre d'illustration. Ce qui compte, c'est l'ordre des événements : trouver, nommer, confirmer, écrire, rendre compte.

Avant de commencer

Il vous faut BEAR avec son serveur MCP activé dans les réglages de l'extension, une boutique accessible en HTTPS et un assistant IA capable de se connecter à un serveur MCP : Claude dans le navigateur, dans l'application de bureau ou dans Claude Code se connecte avec la clé que BEAR vous donne, et d'autres clients MCP comme Cursor ou votre propre agent fonctionnent aussi. BEAR s'authentifie avec une clé envoyée dans un en-tête de requête, et non avec un parcours de connexion ; gérer des commandes WooCommerce depuis ChatGPT ne fonctionne donc que là où son connecteur permet d'ajouter cet en-tête. Les listes de commandes, les changements de statut, les notes et les commandes manuelles lisent directement les commandes de WooCommerce et n'exigent pas WooCommerce Analytics ; les rapports de ventes et le rapport des retours, eux, l'exigent. Les étapes de connexion figurent dans la documentation du serveur MCP.

Retrouver des commandes par le chat

Derrière "montrez-moi ce qui est arrivé aujourd'hui" se trouve un seul outil, woobe_orders, avec un petit ensemble de filtres. L'assistant y traduit vos mots ; il est donc utile de savoir ce qui existe :

Chaque ligne contient le numéro de commande, la date, le statut, le nom du client, la ville et le pays, ce qui a été commandé (un produit par son nom, ou le premier plus "+ 3 autres"), le mode de livraison, le moyen de paiement, le total et tout ce qui a déjà été remboursé. Cela suffit pour parcourir la journée ; l'adresse postale est volontairement absente de la liste.

Une commande en détail

Quand vous traitez une commande en particulier, demandez-la par son numéro. La fiche de la commande contient chaque ligne avec son SKU, sa quantité et son total, les totaux des articles, de la livraison, des taxes, des remises et des remboursements, les coupons utilisés, les deux adresses, le moyen de paiement et le mode de livraison, chaque note avec une marque indiquant si elle est allée au client, et un lien vers l'écran de modification de la commande dans WooCommerce.

Boutiques qui vendent en plusieurs devises

Chaque ligne affiche le total dans la devise dans laquelle le client a payé et, à côté, la même somme dans la devise principale de votre boutique, d'après le taux enregistré sur la commande. Quand l'assistant additionne des commandes, il a pour consigne d'additionner les chiffres en devise principale. Lorsque la devise d'une commande ne peut pas être convertie (aucun taux sur la commande et aucun sélecteur de devises actif), son total converti est vide, et l'assistant a pour consigne de l'exclure de la somme et de dire combien de commandes il a écartées.

Changer le statut des commandes en masse

Voici ce que fait le code lorsque vous changez le statut des commandes en masse :

• Tout statut que connaît votre boutique. Le statut est vérifié par rapport à la liste de WooCommerce sur votre boutique, statuts personnalisés compris. Un statut mal orthographié est refusé avec la liste des statuts valides.
• Jusqu'à 100 commandes par requête. Au-delà, c'est refusé, car un changement de statut peut envoyer un e-mail par commande. Pour un lot plus important, l'assistant procède par tranches de 100.
• Les commandes déjà dans ce statut sont laissées de côté. Répéter un changement pourrait renvoyer l'e-mail qui l'accompagne.
• Votre note est une note distincte. Si vous en donnez une, elle est ajoutée à la commande avant le changement de statut, pour qu'elle ne soit pas collée à la ligne de statut propre à WooCommerce.
• Pas de simulation dans le code. Contrairement aux remboursements et aux commandes manuelles, un changement de statut n'a pas d'étape d'aperçu intégrée. Les instructions de l'outil demandent à l'assistant de nommer d'abord les commandes et le nouveau statut, et cette liste est votre contrôle. Lisez-la avant de dire oui.

Quels e-mails sont envoyés

BEAR change le statut par la fonction update_status() de WooCommerce ; WooCommerce envoie donc ce qu'il envoie quand vous changez le statut à la main, à condition que l'e-mail soit activé dans WooCommerce → Réglages → E-mails (WooCommerce → Settings → Emails). Passer à Terminée (Completed) envoie au client l'e-mail Commande terminée (Completed order) ; passer de En attente de paiement (Pending payment) à En cours (Processing) envoie au client l'e-mail de commande en cours et à vous l'e-mail Nouvelle commande (New order) ; annuler une commande en cours ou en attente vous envoie l'e-mail Commande annulée (Cancelled order). Les extensions branchées sur les changements de statut (étiquettes d'expédition, factures, synchronisation avec un ERP) s'exécutent aussi.

Ce qui arrive au stock

Le stock suit les règles habituelles de WooCommerce. Passer une commande à En cours (Processing), En attente (On hold) ou Terminée (Completed) retire ses articles du stock si la commande ne les a pas déjà retirés. La passer à Annulée (Cancelled), En attente de paiement (Pending payment) ou Échec (Failed) remet ce que la commande avait retiré. Les produits qui ne gèrent pas le stock ne sont pas concernés dans les deux cas.

Ne remboursez pas en changeant le statut

Mettre une commande au statut Remboursée (Refunded) est accepté comme n'importe quel autre statut, sans aperçu. WooCommerce enregistre alors un remboursement complet de tout ce qui reste sur la commande : aucun stock n'est remis, aucun argent ne passe par la passerelle de paiement, et le client peut recevoir l'e-mail de commande remboursée de WooCommerce. Pour rendre de l'argent, demandez plutôt un remboursement, qui prévisualise le montant, peut remettre les articles en stock et peut passer par la passerelle. Ce point est traité dans remboursements et retours WooCommerce avec l'IA.

Annuler un changement de statut

Remettez l'ancien statut : "remettez les commandes 2318 et 2319 en cours". Les notes de commande conservent les deux changements. Un e-mail déjà parti ne peut pas être rappelé, et les modifications de commandes n'apparaissent pas dans l'onglet Historique (History) de BEAR, qui enregistre les modifications de produits. La trace de ce qui est arrivé à une commande, ce sont ses propres notes.

Notes de commande : privées ou destinées au client

Une note peut être privée, visible uniquement dans l'administration, ou être une note au client, que WooCommerce envoie par e-mail à l'acheteur et affiche dans son compte.

• Privée est le choix par défaut. "Ajoutez une note à la 2318 : remplacement envoyé, sans frais" reste à l'intérieur de la boutique.
• Une note au client n'est envoyée que si vous le dites clairement. Les instructions de l'outil demandent à l'assistant de n'en jamais écrire de sa propre initiative et de relire le texte avant de l'envoyer. Une fois la note ajoutée, l'assistant a pour consigne de dire clairement qu'un message est sorti de la boutique.
• Les notes sont en texte brut : les balises HTML sont supprimées. Une note vide est refusée.
• Les notes ajoutées de cette façon apparaissent dans les notes de la commande signées "WooCommerce", et non de votre nom. Si plusieurs personnes utilisent la connexion et que vous devez savoir qui a écrit quoi, commencez la note par des initiales.

Créer une commande manuelle : par téléphone, de gros ou de remplacement

Une commande manuelle est construite avec l'objet commande propre à WooCommerce ; les taux de taxe, les règles de coupon et les totaux sont donc les mêmes que lors d'un vrai paiement. Elle se fait toujours en deux étapes : un aperçu, puis la commande.

Créez une commande pour un invité, Anna Berg, Storgatan 4, 41118 Göteborg, Suède : 2 mugs en céramique bleus et 1 théière, livraison forfaitaire 5,00, payée par virement bancaire, statut en cours. Ne retirez pas le stock, je les ai déjà mis de côté.

L'assistant appelle d'abord woobe_create_order sans confirmer. BEAR construit une vraie commande, lit les chiffres, puis la supprime. Vous voyez pour qui elle est et où elle va, chaque ligne avec sa quantité et son montant, puis le sous-total, la livraison, les taxes, la remise et le total avec la devise, le statut qu'elle recevra, et une phrase sur le stock. Ce n'est qu'après votre accord que l'assistant rappelle avec la confirmation, et vous obtenez le numéro de commande et un lien vers son écran de modification. BEAR ajoute à la commande la note "Order created through the MCP connection.", plus votre propre note si vous en avez donné une.

Ce que vous pouvez préciser

• Produits et quantités. Un produit variable ne peut pas être commandé en tant que tel ; nommez la variation ("la tasse bleue", "taille M"). L'assistant trouve la variation et transmet son ID. La quantité est de 1, sauf indication contraire.
• Un prix convenu, pour une remise accordée par téléphone. Il remplace le prix de la boutique pour cette ligne. C'est un prix avant taxes, dans la devise principale de votre boutique, comme WooCommerce stocke les lignes de commande ; la taxe s'ajoute par-dessus. Si vous avez annoncé au client un prix taxes comprises, vérifiez le total dans l'aperçu.
• Client. Un compte client existant (l'adresse du compte est utilisée si vous n'en donnez pas), ou un invité avec l'adresse que vous dictez. Sans adresse de livraison, l'adresse de facturation est utilisée. L'assistant a pour consigne de ne transmettre que ce que vous avez donné et de ne pas inventer le reste. Si ni nom ni adresse ne sont rattachés, l'aperçu le signale, ce qui convient pour une vente au comptoir et ne convient pas pour tout ce qui doit être expédié.
• Statut. En attente de paiement (Pending payment) par défaut, comme lors d'un paiement en ligne. Un statut payé comme En cours (Processing) ou Terminée (Completed) peut envoyer au client l'e-mail correspondant de WooCommerce.
• Moyen de paiement. Une passerelle comme le virement bancaire, le paiement à la livraison ou le chèque est enregistrée sur la commande. Rien n'est débité : ce n'est pas un paiement en ligne.
• Ligne de livraison avec un titre et un coût.
• Coupon. Vérifié comme le vérifie un paiement en ligne. S'il est refusé (expiré, limite d'utilisation atteinte), l'aperçu en donne la raison et le reste de la commande est maintenu. Regarder un aperçu n'épuise pas un coupon : BEAR restitue l'utilisation quand il supprime la commande d'aperçu.
• Devise. Celle de votre boutique par défaut. Avec FOX – WooCommerce Currency Switcher actif, la commande peut être passée dans n'importe quelle devise que FOX propose, convertie au taux du moment et marquée pour que les rapports la valorisent correctement ; un prix convenu est converti avec le reste. Sans sélecteur de devises, une autre devise est refusée.

Le stock sur les commandes manuelles

Le stock n'est pas retiré par défaut, car une commande par téléphone ou de remplacement concerne souvent des marchandises déjà mises de côté, et les retirer deux fois est l'erreur la plus courante. Dites "retirez-le du stock" quand vous le voulez. Dans les deux cas, BEAR marque le stock de la commande comme traité, de sorte qu'un passage ultérieur à En cours (Processing) ou Terminée (Completed) ne retire pas les marchandises après coup. La réponse vous dit ce qui s'est réellement passé : les produits qui ne gèrent pas le stock sont nommés, et rien n'a été retiré pour eux.

La vue d'ensemble "Ce qui s'est vendu et ce qui est revenu"

Demandez à l'assistant ce qu'il sait faire et il propose les questions toutes prêtes de BEAR. Celle qui concerne les commandes est Ce qui s'est vendu et ce qui est revenu (What sold and what came back) : les 20 meilleures ventes en unités des six derniers mois, à côté des 20 produits les plus retournés et des 20 qui ont le pire taux de retour, chaque variation étant comptée séparément. Un produit haut placé dans les deux listes est une meilleure vente qui pose problème. Elle est en lecture seule et exige WooCommerce Analytics. Elle ne signale pas les commandes bloquées ; pour celles-ci, demandez directement la liste, par exemple les commandes en attente depuis plus de trois jours. Les retours sont expliqués en détail dans le guide des remboursements et des retours.

Accès et confidentialité

• Aucune adresse e-mail ni aucun numéro de téléphone. Ils ne sont jamais renvoyés à l'assistant : ni dans la liste, ni dans la fiche de commande, ni dans le rapport des meilleurs clients. Vous contactez un client depuis la page de la commande dans WooCommerce.
• Les adresses seulement quand c'est nécessaire. La liste affiche la ville et le pays ; l'adresse complète n'arrive qu'avec une commande unique que vous avez demandée. L'assistant a pour consigne de ne pas répéter les noms et les adresses au-delà de ce que la tâche exige.
• Le personnel travaille avec ses propres droits. Avec une clé personnelle, l'assistant d'un gestionnaire de boutique agit en tant que cette personne. Les commandes et les remboursements exigent tous deux la capacité edit_shop_orders de WooCommerce ; sans elle, ils sont fermés.
• Vous pouvez restreindre par personne. Les commandes (listes, fiches de commande, changements de statut, notes, commandes manuelles) et les remboursements sont des secteurs distincts, chacun en full, read ou none. Par exemple, pour laisser un gestionnaire travailler sur les commandes mais seulement consulter les rapports de remboursement :

// child theme functions.php or a code snippets plugin
add_filter( 'woobe_mcp_permissions', function ( $map, $user_id ) {
    if ( 57 === $user_id ) {           // the manager's WordPress user ID
        $map['refunds'] = 'read';      // refund reports yes, refunding no
    }
    return $map;
}, 10, 2 );

Gardez à l'esprit qu'une personne ayant un accès en écriture aux commandes peut toujours définir le statut Remboursée (Refunded), qui enregistre un remboursement comme décrit plus haut. Si cela compte pour vous, réglez aussi les commandes sur read pour cette personne.

Requêtes prêtes à l'emploi

• "Montrez-moi les commandes d'aujourd'hui sous forme de tableau."
• "Qu'est-ce qui attend encore d'être expédié ? Les commandes en cours des 7 derniers jours."
• "Y a-t-il des commandes en attente passées il y a plus de trois jours ? Remontez de trois mois."
• "Quelles commandes depuis le 1er septembre contenaient le tablier en lin ?"
• "Ouvrez la commande 2318 : que contient-elle et où va-t-elle ?"
• "Marquez toutes les commandes en cours d'hier comme terminées, sauf la 2321."
• "Mettez la commande 2320 en attente avec la note : en attente de la confirmation de la taille par le client."
• "Ajoutez une note privée à la 2318 : remplacement envoyé gratuitement."
• "Envoyez au client de la commande 2318 cette note : votre colis est parti aujourd'hui, le suivi arrive par e-mail."
• "Créez une commande de remplacement pour le compte client 112 : un grand tote bag en toile au prix de 0, retirez-le du stock, statut en cours."
• "Qui ont été mes dix meilleurs clients ce trimestre ?"

Liste de contrôle

• Le serveur MCP de BEAR est activé et votre assistant est connecté (configuration).
• Vous demandez des commandes plus anciennes ? Indiquez la période ; la liste porte par défaut sur les 30 derniers jours.
• Avant un changement de statut, lisez la liste des commandes que l'assistant nomme. Il n'y a pas d'autre aperçu.
• Sachez quels e-mails WooCommerce sont activés : un lot de 50 commandes terminées, ce sont 50 e-mails aux clients.
• Remboursez avec un remboursement, jamais avec le statut Remboursée (Refunded).
• Les notes au client sont des e-mails ; les notes privées n'en sont pas. Vérifiez laquelle des deux vous avez demandée.
• Commande manuelle : vérifiez les lignes, les taxes, le total et la phrase sur le stock dans l'aperçu avant de confirmer. Un prix convenu est avant taxes.
• Après une commande manuelle, ouvrez une fois le lien de modification et vérifiez-la comme vous vérifieriez une commande téléphonique saisie par un collègue.

Questions

Changer le statut d'une commande avec l'IA envoie-t-il des e-mails aux clients ?

Oui, les mêmes e-mails que ceux que WooCommerce envoie quand vous changez le statut à la main, s'ils sont activés. Les commandes déjà dans le statut visé sont ignorées : une requête répétée ne les renvoie donc pas.

Combien de commandes puis-je terminer à la fois ?

Jusqu'à 100 par requête. Au-delà, l'assistant les modifie par tranches ; demandez-lui de montrer chaque tranche avant de continuer.

Une commande manuelle débite-t-elle la carte du client ?

Non. Le moyen de paiement est enregistré sur la commande et rien n'est débité. Encaissez le paiement de la manière habituelle, ou laissez la commande en En attente de paiement (Pending payment) jusqu'à ce qu'elle soit payée.

L'assistant peut-il lire les adresses e-mail des clients ?

Non. BEAR ne renvoie jamais d'adresses e-mail ni de numéros de téléphone. Vous pouvez indiquer une adresse pour une commande manuelle que vous créez, mais aucun outil ne la relit.

Si quelque chose dans votre boutique se comporte différemment de ce qui est décrit ici, posez la question sur le forum de support de BEAR.