Gestionar pedidos de WooCommerce con IA: estados, notas y pedidos manuales

Encontrar los pedidos de ayer, marcar como completados los que ya has enviado, dejar una nota para quien prepare mañana el pedido 2318, introducir un pedido hecho por teléfono: cada una de estas tareas son unos minutos de clics en WooCommerce, y juntas ocupan una mañana entera. Puedes gestionar los pedidos de WooCommerce con IA en su lugar. El servidor MCP de BEAR conecta un asistente como Claude con tu tienda: describes el trabajo en una frase, compruebas lo que el asistente está a punto de hacer y dices que sí. Esta guía explica qué puedes pedir, qué comprueba BEAR, qué correos y movimientos de stock se producen y dónde están los límites.

Ejemplo: completar en masa los pedidos de WooCommerce de ayer

Vuelves de correos con los paquetes de ayer ya enviados. Escribes:

Marca como completados todos los pedidos en procesando de ayer, con la nota "Enviado con seguimiento postal".

1. El asistente encuentra los pedidos. Pide a BEAR los pedidos con el estado Procesando (Processing) creados ayer. "Ayer" se cuenta en la zona horaria de tu tienda (Ajustes → General (Settings → General) de WordPress), así que un pedido hecho a las doce y media de la noche cae en el día correcto. Obtienes una tabla: número de pedido, nombre del cliente, localidad, qué se pidió, método de envío y total. Digamos 14 pedidos.
2. Los nombra antes de tocar nada. Las instrucciones de BEAR para esta herramienta indican al asistente que diga qué pedidos y qué estado antes del cambio. Lee la tabla. Si un paquete no salió, di "todos excepto el 2321".
3. Tú confirmas. El asistente llama a woobe_set_order_status con los 13 números de pedido, el estado Completado (completed) y tu nota.
4. WooCommerce cambia los pedidos uno por uno. Tu nota se añade a cada pedido como una nota propia y después el estado cambia exactamente igual que si lo hubieras cambiado en la pantalla del pedido: WooCommerce escribe su nota "Order status changed from Processing to Completed" y envía al cliente el correo Pedido completado (Completed order), si ese correo está activado en WooCommerce → Ajustes → Correos electrónicos (WooCommerce → Settings → Emails).
5. Recibes el resultado. El asistente lista cada pedido con su estado anterior y el nuevo. Un pedido que ya estaba completado se omite, no se cambia otra vez, así que nadie recibe el mismo correo dos veces. Un número de pedido que no existe se notifica como fallido con el motivo, y el resto se procesa igualmente.

Las cifras son ilustrativas. Lo que importa es el orden de los hechos: buscar, nombrar, confirmar, escribir, informar.

Antes de empezar

Necesitas BEAR con su servidor MCP activado en los ajustes del plugin, una tienda accesible por HTTPS y un asistente de IA que pueda conectarse a un servidor MCP: Claude en el navegador, en la aplicación de escritorio o en Claude Code se conecta con la clave que te da BEAR, y otros clientes MCP como Cursor o tu propio agente también sirven. BEAR autentica con una clave enviada en una cabecera de la petición, no con un flujo de inicio de sesión, así que gestionar pedidos de WooCommerce desde ChatGPT solo funciona donde su conector permite añadir esa cabecera. Las listas de pedidos, los cambios de estado, las notas y los pedidos manuales leen directamente los pedidos de WooCommerce y no necesitan WooCommerce Analytics; los informes de ventas y el informe de devoluciones sí. Los pasos de conexión están en la documentación del servidor MCP.

Buscar pedidos por chat

Detrás de "enséñame lo que ha entrado hoy" hay una sola herramienta, woobe_orders, con un pequeño conjunto de filtros. El asistente traduce tus palabras a ellos, así que conviene saber cuáles existen:

Cada fila contiene el número de pedido, la fecha, el estado, el nombre del cliente, la localidad y el país, lo que se pidió (un producto por su nombre, o el primero más "+ 3 más"), el método de envío, el método de pago, el total y lo que ya se haya reembolsado. Con eso basta para repasar el día; la dirección postal se deja fuera de la lista a propósito.

Un pedido completo

Cuando trabajas con un pedido concreto, pídelo por su número. La ficha del pedido incluye cada línea con SKU, cantidad y total de línea, los totales de artículos, envío, impuestos, descuento y reembolsos, los cupones usados, ambas direcciones, el método de pago y de envío, cada nota con una marca que indica si fue al cliente, y un enlace a la pantalla de edición del pedido en WooCommerce.

Tiendas que venden en varias monedas

Cada fila muestra el total en la moneda en que pagó el cliente y, a su lado, el mismo dinero en la moneda principal de tu tienda, usando el tipo de cambio guardado en el pedido. Cuando el asistente suma pedidos, tiene instrucciones de sumar las cifras en la moneda principal. Si la moneda de un pedido no se puede convertir (no hay tipo de cambio en el pedido ni un conmutador de monedas activo), su total convertido queda vacío y el asistente tiene instrucciones de dejarlo fuera de la suma e indicar cuántos pedidos ha excluido.

Cambiar el estado de los pedidos en masa

Esto es lo que hace el código cuando cambias el estado de los pedidos en masa:

• Cualquier estado que conozca tu tienda. El estado se comprueba con la lista de WooCommerce de tu tienda, incluidos los estados personalizados. Uno mal escrito se rechaza y se devuelve la lista de estados válidos.
• Hasta 100 pedidos por petición. Más se rechaza, porque un cambio de estado puede enviar un correo por pedido. Para un lote mayor, el asistente trabaja en tandas de 100.
• Los pedidos que ya tienen ese estado se dejan como están. Repetir un cambio podría reenviar el correo que lo acompaña.
• Tu nota es una nota aparte. Si das una, se añade al pedido antes de que cambie el estado, de modo que no queda pegada a la línea de estado propia de WooCommerce.
• Sin simulación en el código. A diferencia de los reembolsos y los pedidos manuales, un cambio de estado no tiene un paso de vista previa integrado. Las instrucciones de la herramienta indican al asistente que nombre primero los pedidos y el nuevo estado, y esa lista es tu comprobación. Léela antes de decir que sí.

Qué correos se envían

BEAR cambia el estado mediante el propio update_status() de WooCommerce, así que WooCommerce envía lo que enviaría si cambiaras el estado a mano, siempre que ese correo esté activado en WooCommerce → Ajustes → Correos electrónicos (WooCommerce → Settings → Emails). Pasar a Completado (Completed) envía al cliente el correo Pedido completado (Completed order); pasar de Pendiente de pago (Pending payment) a Procesando (Processing) envía al cliente el correo de procesando y a ti el correo Nuevo pedido (New order); cancelar un pedido en procesando o en espera te envía a ti el correo Pedido cancelado (Cancelled order). Los plugins enlazados a los cambios de estado (etiquetas de envío, facturas, sincronización con un ERP) también se ejecutan.

Qué ocurre con el stock

El stock sigue las reglas normales de WooCommerce. Pasar un pedido a Procesando (Processing), En espera (On hold) o Completado (Completed) descuenta sus artículos del stock si el pedido no lo ha hecho ya. Pasarlo a Cancelado (Cancelled), Pendiente de pago (Pending payment) o Fallido (Failed) devuelve lo que el pedido había descontado. Los productos que no controlan stock no se ven afectados en ningún caso.

No reembolses cambiando el estado

Poner un pedido en Reembolsado (Refunded) se acepta como cualquier otro estado, sin vista previa. WooCommerce registra entonces un reembolso completo de lo que quede en el pedido: no vuelve nada al stock, no se mueve dinero a través de la pasarela de pago y el cliente puede recibir el correo de pedido reembolsado de WooCommerce. Para devolver dinero, pide un reembolso, que muestra el importe en una vista previa, puede reponer los artículos y puede usar la pasarela. Eso se explica en reembolsos y devoluciones de WooCommerce con IA.

Deshacer un cambio de estado

Vuelve a cambiarlo: "devuelve los pedidos 2318 y 2319 a procesando". Las notas del pedido conservan ambos cambios. Un correo que ya salió no se puede retirar, y los cambios de pedidos no aparecen en la pestaña Historial (History) de BEAR, que registra las ediciones de productos. El registro de lo que le ha pasado a un pedido son las propias notas del pedido.

Notas de pedido: privadas o para el cliente

Una nota puede ser privada, visible solo en el administrador, o una nota al cliente, que WooCommerce envía por correo al comprador y muestra en su cuenta.

• Lo predeterminado es privada. "Añade una nota al 2318: reposición enviada, sin cargo" se queda dentro de la tienda.
• Una nota al cliente solo se envía cuando lo dices claramente. Las instrucciones de la propia herramienta indican al asistente que nunca la escriba por iniciativa propia y que lea el texto en voz alta antes de enviarlo. Una vez añadida, el asistente tiene instrucciones de decir con claridad que un mensaje ha salido de la tienda.
• Las notas son texto plano: se eliminan las etiquetas HTML. Una nota vacía se rechaza.
• Las notas añadidas así aparecen en las notas del pedido firmadas como "WooCommerce", no con tu nombre. Si varias personas usan la conexión y necesitas saber quién escribió qué, empieza la nota con tus iniciales.

Crear un pedido manual: por teléfono, mayorista o de reposición

Un pedido manual se construye con el propio objeto de pedido de WooCommerce, así que los tipos de impuesto, las reglas de cupones y los totales salen igual que en un pago real. Siempre se hace en dos pasos: una vista previa y después el pedido.

Crea un pedido para un invitado, Anna Berg, Storgatan 4, 41118 Göteborg, Suecia: 2 tazas de cerámica azules y 1 tetera, envío de tarifa plana 5.00, pagado por transferencia bancaria, estado procesando. No descuentes stock, ya los tengo apartados.

Primero el asistente llama a woobe_create_order sin confirmar. BEAR construye un pedido real, lee las cifras y lo borra de nuevo. Ves para quién es y adónde va, cada línea con cantidad e importe, después subtotal, envío, impuestos, descuento y total con la moneda, el estado que recibirá y una frase sobre el stock. Solo cuando aceptas, el asistente vuelve a llamar con la confirmación, y obtienes el número de pedido y un enlace a su pantalla de edición. BEAR añade al pedido la nota "Order created through the MCP connection.", más tu propia nota si diste una.

Qué puedes especificar

• Productos y cantidades. Un producto variable no se puede pedir como tal; indica la variación ("la taza azul", "talla M"). El asistente encuentra la variación y pasa su id. La cantidad es 1 salvo que digas otra cosa.
• Un precio acordado, para un descuento dado por teléfono. Sustituye al precio de la tienda en esa línea. Es un precio sin impuestos, en la moneda principal de tu tienda, tal como WooCommerce guarda las líneas de pedido; el impuesto se añade encima. Si le diste al cliente un precio con impuestos incluidos, comprueba el total en la vista previa.
• Cliente. Una cuenta de cliente existente (se usa la dirección de la cuenta si no das ninguna), o un invitado con la dirección que dictes. Sin dirección de envío se usa la de facturación. El asistente tiene instrucciones de pasar solo lo que le diste y no inventar el resto. Si no hay ni nombre ni dirección asociados, la vista previa lo indica, lo cual está bien para una venta en mostrador y mal para cualquier cosa que haya que enviar por correo.
• Estado. Pendiente de pago (Pending payment) por defecto, como en un pago. Un estado de pagado como Procesando (Processing) o Completado (Completed) puede enviar al cliente el correo correspondiente de WooCommerce.
• Método de pago. Una pasarela como transferencia bancaria, contra reembolso o cheque se registra en el pedido. No se cobra nada: esto no es un pago.
• Línea de envío con un título y un coste.
• Cupón. Se comprueba como lo comprueba un pago. Si se rechaza (caducado, límite de uso alcanzado), la vista previa explica por qué y el resto del pedido sigue en pie. Mirar una vista previa no gasta un cupón: BEAR devuelve el uso cuando borra el pedido de la vista previa.
• Moneda. Por defecto, la de tu tienda. Con FOX – WooCommerce Currency Switcher activo, el pedido puede hacerse en cualquier moneda que venda FOX, convertida al tipo de cambio actual y etiquetada para que los informes la valoren correctamente; un precio acordado se convierte junto con el resto. Sin un conmutador, otra moneda se rechaza.

Stock en los pedidos manuales

El stock no se descuenta por defecto, porque un pedido por teléfono o de reposición suele ser de mercancía ya apartada, y descontarla dos veces es el error más común. Di "descuéntalo del stock" cuando quieras que se haga. En ambos casos, BEAR marca el stock del pedido como gestionado, de modo que un cambio posterior a Procesando (Processing) o Completado (Completed) no descuenta la mercancía después de todo. La respuesta te dice lo que ocurrió de verdad: los productos que no controlan stock se nombran, y no se descontó nada para ellos.

El resumen "Qué se vendió y qué se devolvió"

Pregunta al asistente qué puede hacer y te ofrece las preguntas ya preparadas de BEAR. La de los pedidos es Qué se vendió y qué se devolvió (What sold and what came back): los 20 más vendidos por unidades en los últimos seis meses junto a los 20 productos más devueltos y los 20 con peor tasa de devolución, contando cada variación por separado. Un producto alto en ambas listas es un superventas con un problema. Es de solo lectura y necesita WooCommerce Analytics. No señala pedidos atascados; para eso, pide la lista directamente, por ejemplo pedidos en espera desde hace más de tres días. Las devoluciones se explican en detalle en la guía de reembolsos y devoluciones.

Acceso y privacidad

• Sin direcciones de correo ni teléfonos. Nunca se devuelven al asistente, ni en la lista, ni en la ficha del pedido, ni en el informe de mejores clientes. Contactas con un cliente desde la página del pedido en WooCommerce.
• Direcciones solo cuando hacen falta. La lista muestra localidad y país; la dirección completa llega solo con un único pedido que hayas pedido. El asistente tiene instrucciones de no repetir nombres y direcciones más allá de lo que la tarea necesita.
• El personal trabaja con sus propios permisos. Con una clave personal, el asistente de un gestor de tienda actúa como esa persona. Tanto los pedidos como los reembolsos necesitan la capacidad edit_shop_orders de WooCommerce; sin ella quedan cerrados.
• Puedes acotarlo por persona. Los pedidos (listas, fichas de pedido, cambios de estado, notas, pedidos manuales) y los reembolsos son sectores distintos, cada uno full, read o none. Por ejemplo, para dejar que un gestor trabaje con pedidos pero solo lea los informes de reembolsos:

// child theme functions.php or a code snippets plugin
add_filter( 'woobe_mcp_permissions', function ( $map, $user_id ) {
    if ( 57 === $user_id ) {           // the manager's WordPress user ID
        $map['refunds'] = 'read';      // refund reports yes, refunding no
    }
    return $map;
}, 10, 2 );

Ten en cuenta que una persona con acceso de escritura a los pedidos todavía puede poner el estado Reembolsado (Refunded), que registra un reembolso como se ha descrito más arriba. Si eso importa, pon también los pedidos en read para esa persona.

Prompts listos para usar

• "Enséñame los pedidos de hoy en una tabla."
• "¿Qué falta por enviar? Pedidos en procesando de los últimos 7 días."
• "¿Hay algo en espera que se hiciera hace más de tres días? Mira los últimos tres meses."
• "¿Qué pedidos desde el 1 de septiembre contenían el delantal de lino?"
• "Abre el pedido 2318: ¿qué lleva y adónde va?"
• "Marca como completados todos los pedidos en procesando de ayer, excepto el 2321."
• "Pon el pedido 2320 en espera con la nota: a la espera de que el cliente confirme la talla."
• "Añade una nota privada al 2318: reposición enviada sin coste."
• "Envía al cliente del pedido 2318 esta nota: su paquete salió hoy, el seguimiento llegará por correo."
• "Crea un pedido de reposición para la cuenta de cliente 112: una bolsa de lona grande a precio 0, descuéntala del stock, estado procesando."
• "¿Quiénes fueron mis diez mejores clientes este trimestre?"

Lista de comprobación

• El servidor MCP de BEAR está activado y tu asistente está conectado (configuración).
• ¿Pides pedidos antiguos? Indica el periodo; la lista usa por defecto los últimos 30 días.
• Antes de un cambio de estado, lee la lista de pedidos que nombra el asistente. No hay otra vista previa.
• Sabe qué correos de WooCommerce están activados: un lote de 50 pedidos completados son 50 correos a clientes.
• Reembolsa con un reembolso, nunca con el estado Reembolsado (Refunded).
• Las notas al cliente son correos; las notas privadas no. Comprueba cuál has pedido.
• Pedido manual: comprueba líneas, impuestos, total y la frase sobre el stock en la vista previa antes de confirmar. Un precio acordado es sin impuestos.
• Tras un pedido manual, abre una vez el enlace de edición y revísalo como revisarías un pedido por teléfono introducido por un compañero.

Preguntas

¿Cambiar el estado de un pedido con IA envía correos a los clientes?

Sí, los mismos correos que envía WooCommerce cuando cambias el estado a mano, si están activados. Los pedidos que ya tienen el estado de destino se omiten, así que una petición repetida no los reenvía.

¿Cuántos pedidos puedo completar a la vez?

Hasta 100 por petición. Para más, el asistente los cambia en tandas; pídele que te muestre cada tanda antes de seguir adelante.

¿Un pedido manual cobra la tarjeta del cliente?

No. El método de pago se registra en el pedido y no se cobra nada. Cobra de la forma habitual, o deja el pedido en Pendiente de pago (Pending payment) hasta que se pague.

¿Puede el asistente leer las direcciones de correo de los clientes?

No. BEAR nunca devuelve direcciones de correo ni teléfonos. Puedes dar una dirección para un pedido manual que estés creando, pero ninguna herramienta las lee de vuelta.

Si algo en tu tienda se comporta de forma distinta a lo descrito aquí, pregunta en el foro de soporte de BEAR.