Reembolsos en WooCommerce con IA: parciales, inventario y devoluciones

Un cliente se quedó con una de las dos camisas y devolvió la otra. En WooCommerce eso significa abrir el pedido, localizar la línea, escribir la cantidad, comprobar el importe, marcar la casilla de reposición y elegir entre los dos botones de reembolso. Un reembolso en WooCommerce con IA es una sola frase: indicas qué pedido y qué ha vuelto, BEAR calcula el importe, te muestra exactamente lo que va a hacer, y no ocurre nada hasta que confirmes. La misma conexión te dice después qué productos y qué variaciones se devuelven con más frecuencia. Esta guía explica qué puede reembolsar el asistente, cómo se calcula el importe, cuándo vuelve el producto al inventario, cuándo se mueve realmente el dinero y qué no se puede deshacer.

Ejemplo: reembolsar un artículo y devolverlo al inventario

Reembolsa la camisa de lino talla M del pedido 2318 y devuélvela al inventario. Solo regístralo, enviaré el dinero por transferencia bancaria.

1. El asistente abre el pedido. Lee la ficha del pedido: cada línea con su cantidad e importe, lo que ya se ha reembolsado y los totales. Así sabe cuál es la línea de la camisa talla M.
2. Pide a BEAR el reembolso sin confirmarlo. BEAR calcula el importe: la parte de la camisa en lo que el cliente pagó realmente por esa línea, con sus impuestos incluidos, de modo que una camisa comprada con descuento se reembolsa por su precio con descuento. No se escribe nada. La respuesta es una vista previa que indica el pedido y su total, el importe a reembolsar, si el reembolso pasa por la pasarela de pago o solo se registra en la tienda, los artículos que vuelven con su cantidad, cuáles de ellos se repondrán en el inventario y cuáles no controlan inventario, y el hecho de que BEAR no puede deshacer un reembolso.
3. Te lee las cifras. Las instrucciones de la herramienta ordenan al asistente no redondear, no estimar ni inventar nunca un importe que tú no hayas dado, y obtener un sí claro. Di, por ejemplo, 29,75 con impuestos incluidos: tú lo compruebas con lo que esperabas.
4. Confirmas, y WooCommerce hace el reembolso. BEAR llama a la propia función de reembolso de WooCommerce con la camisa como línea de reembolso, así que el reembolso aparece en el pedido exactamente igual que uno hecho a mano. Si el pedido descontó la camisa del inventario cuando se pagó, como hace un pedido pagado normal, WooCommerce la devuelve y escribe una nota del pedido del tipo "Stock del artículo #412 aumentado de 4 a 5".
5. Recibes el resultado. El importe reembolsado ahora, el total reembolsado en el pedido hasta el momento, el estado del pedido, si el dinero pasó por la pasarela (aquí: no, solo registrado) y los artículos para los que no se repuso nada porque no controlan inventario.

Las cifras son ilustrativas. Los pasos no: leer el pedido, vista previa, confirmar, reembolsar, informar.

Antes de empezar

Necesitas el servidor MCP de BEAR activado en los ajustes del plugin y un asistente de IA conectado a él, por ejemplo Claude en el navegador, la aplicación de escritorio o Claude Code; los pasos de conexión están en la documentación del servidor MCP. Los reembolsos funcionan con cualquier pedido de WooCommerce y no requieren ninguna configuración adicional. El informe de devoluciones lee WooCommerce Analytics, por lo que Analytics debe estar activado y con la importación del historial terminada. Un gestor de tienda conectado con una clave personal necesita la capacidad edit_shop_orders de WooCommerce para ambas cosas.

Cómo calcula BEAR el importe del reembolso

Lo que dices decide dos cosas: cuánto dinero se reembolsa y qué líneas del pedido nombra el reembolso. Las líneas importan porque solo las líneas nombradas pueden volver al inventario y solo ellas aparecen en el informe de devoluciones.

El asistente identifica los artículos por su ID de producto en la ficha del pedido. Una variación se puede indicar con su propio ID o con el de su producto padre, lo cual resulta cómodo hasta que un pedido contiene dos tallas de la misma camisa: entonces "la camisa" toma la primera línea que coincide. Indica la talla o el color siempre que un pedido tenga más de un artículo del mismo tipo.

Los reembolsos anteriores se tienen en cuenta. Las unidades ya reembolsadas en una línea no se pueden reembolsar de nuevo, y el importe nunca puede superar lo que queda en el pedido. BEAR se niega, indicando el motivo, cuando:

• el pedido ya se ha reembolsado por completo;
• el importe es mayor que lo que queda en el pedido (la respuesta indica cuánto se puede aún reembolsar);
• el importe es cero o negativo;
• un producto no está en el pedido, o se piden más unidades de las que quedan;
• pides reponer inventario pero diste solo un importe, que no dice qué ha vuelto. Se le indica al asistente que te pregunte qué productos y cuántas unidades se devolvieron.

Reponer al inventario los artículos reembolsados

Los productos vuelven al inventario solo cuando lo pides. Di "devuélvelo al inventario" o "repón el inventario"; un reembolso sin esas palabras deja el inventario como está, lo cual es lo correcto para productos dañados o que el cliente se quedó. Cuando sí lo pides, tres condiciones deciden si una unidad vuelve realmente:

1. El reembolso nombra el artículo. Un reembolso completo nombra todas las líneas. Uno parcial nombra lo que enumeraste; un importe solo no nombra nada, así que BEAR se niega a reponer.
2. El producto controla inventario. Es decir, Gestionar inventario (Manage stock) está activado en el producto, o en el padre de una variación cuando es el padre quien lleva la cuenta. La vista previa nombra los artículos que no controlan inventario, y el resultado los vuelve a listar: para ellos no se repone nada.
3. Este pedido descontó realmente el inventario. WooCommerce solo devuelve las unidades que el pedido retiró al realizarse o al pagarse. Un pedido que sigue en Pendiente de pago (Pending payment), o un pedido manual creado sin descontar inventario, no retiró nada y no recibe nada de vuelta. La vista previa no puede verlo: dice que se repondrá inventario para cualquier artículo que lo controle. Por eso, tras una reposición, mira las notas del pedido. WooCommerce escribe una línea "Stock del artículo #… aumentado de … a …" por cada artículo que ha repuesto de verdad; si no hay línea, no hay cambio.

La reposición ocurre solo como parte del reembolso. Si reembolsaste sin reponer y la mercancía llega más tarde, corrige directamente la cantidad en inventario, por chat o en el gestor de inventario masivo.

Reembolso a través de la pasarela de pago, o solo registrado

"Reembolsado" significa dos cosas distintas para el dueño de una tienda, y BEAR las mantiene separadas.

• Solo registrado (el valor por defecto). El reembolso se escribe en el pedido y se cuenta en los informes de WooCommerce, pero no se mueve dinero. Tú pagas al cliente por tu cuenta, por transferencia bancaria, en efectivo o con un reembolso desde el panel de tu proveedor de pagos. Es lo mismo que el botón de reembolso manual de WooCommerce.
• A través de la pasarela. Solo cuando lo dices claramente ("reembólsalo a través de la pasarela", "devuelve el dinero a la tarjeta del cliente") el asistente pide a WooCommerce que reembolse mediante la pasarela de pago del pedido, igual que el botón de reembolso por pasarela de la pantalla del pedido. La pasarela debe admitir reembolsos automáticos. Si no los admite, o rechaza el reembolso, WooCommerce elimina el reembolso que acababa de crear y el asistente te transmite el error: no se registra nada y no se mueve inventario.

En ambos casos, WooCommerce envía al cliente su correo de pedido reembolsado (total o parcial) si ese correo está activado en WooCommerce → Ajustes → Correos electrónicos (WooCommerce → Settings → Emails). Cuando el reembolso cubre todo lo que queda en el pedido, WooCommerce pone el pedido en Reembolsado (Refunded); tras un reembolso parcial el estado se mantiene. En los productos descargables, WooCommerce retira los permisos de descarga de los artículos reembolsados. La respuesta final siempre indica si se movió dinero, y al asistente se le ordena decirte cuál de las dos cosas ocurrió.

Reembolsos parciales y envío

Un pedido se puede reembolsar en varias partes, por artículos, por importe o ambos, hasta que no quede nada. Cada parte se comprueba contra lo que queda.

El envío es lo único que no puedes nombrar como línea. Las líneas de reembolso de BEAR son líneas de producto, así que el dinero del envío vuelve solo dentro de un importe: para "reembolsa la camisa y los 4,95 de envío", el asistente puede primero previsualizar solo la camisa para obtener su valor, y luego pasar la camisa como artículo y ese valor más 4,95 como importe. La segunda vista previa muestra el total antes de que confirmes. Un reembolso completo incluye el envío automáticamente. Los impuestos siguen la misma lógica: al reembolsar artículos se incluyen sus impuestos, mientras que un importe que tú das se reembolsa exactamente tal como lo diste, sin añadir nada.

Los importes están en la moneda del propio pedido. En una tienda que vende en varias monedas, un pedido pagado en libras se reembolsa en libras, y la vista previa muestra la moneda junto a cada cifra.

El informe de devoluciones: qué variación se devuelve más

Pregunta "¿qué se reembolsó el mes pasado?" o "¿qué se devuelve más?" y el asistente usa el informe de reembolsos de BEAR. Para un período, lista por producto y por variación:

• las unidades que han vuelto y el dinero devuelto, sin impuestos ni envío (en una tienda multimoneda con FOX – WooCommerce Currency Switcher, convertido a tu moneda principal; cada respuesta indica cómo se contaron sus importes);
• cuántos reembolsos distintos fueron;
• las unidades vendidas en el mismo período y la tasa de devolución: unidades devueltas frente a unidades vendidas.

El período se cuenta por la fecha del reembolso, así que "reembolsos de agosto" significa reembolsos emitidos en agosto, sea cual sea la fecha en que se hizo el pedido. Sin indicar período, abarca los últimos 30 días. La lista se puede ordenar por unidades, dinero o tasa, muestra 50 filas por defecto y hasta 200, y se puede acotar a un grupo de productos: "la tasa de devolución de las chaquetas" hace que el asistente encuentre primero las chaquetas y informe solo de ellas.

Lee la tasa teniendo en cuenta sus límites. Queda vacía cuando no se vendió nada de ese producto en el período, y es aproximada para productos de venta lenta o para reembolsos que llegan mucho después de la venta. Los pedidos reembolsados por completo siguen contando como vendidos, así que cuatro vendidos y dos devueltos se leen como 50 %, no como dos de dos. Los reembolsos hechos como un simple importe no aparecen en este informe, porque no nombran ningún producto.

Las variaciones se informan por separado a propósito. Una tasa del 8 % a nivel de producto oculta el único color que vuelve seis veces de cada diez, y ese color suele señalar una foto o una guía de tallas que hay que corregir, no un mal producto.

Preguntas preparadas sobre devoluciones

Pregunta al asistente qué puede hacer y, entre las preguntas preparadas de BEAR, hay dos sobre este tema, ambas de solo lectura:

• Qué vuelve (What comes back): reembolsos de los últimos seis meses por producto y por variación, ordenados por tasa de devolución, 30 filas.
• Qué se vendió y qué volvió (What sold and what came back): los 20 más vendidos por unidades junto a los 20 productos más devueltos y los 20 con peor tasa de devolución, en seis meses. Un producto cerca de la cabeza de ambas listas es un éxito de ventas con un problema.

Para totales en lugar de productos, pide un resumen de ventas (consulta informes de ventas de WooCommerce con IA): da el número de reembolsos y el dinero reembolsado en un período, con impuestos y envío incluidos, contados en el día del reembolso, además de los ingresos netos tras reembolsos.

Seguridad: confirmaciones y lo que no se puede deshacer

• La vista previa está en el código, no solo en las instrucciones. Una solicitud de reembolso sin confirmación no reembolsa nada y devuelve las cifras. El reembolso se produce solo en una segunda llamada, ya confirmada.
• Los importes vienen de ti o del pedido. Se le ordena al asistente no redondear, estimar ni inventar nunca un importe que tú no hayas dicho, y usar la pasarela solo cuando lo hayas dicho claramente.
• Un reembolso es definitivo en lo que respecta a BEAR. No aparece en la pestaña Historial (History) de BEAR y no hay reversión. La pantalla de pedidos de WooCommerce te permite eliminar el registro de un reembolso, pero eso solo borra el registro: las unidades repuestas se quedan en el inventario, el dinero enviado a través de la pasarela sigue enviado y el estado Reembolsado (Refunded) se mantiene.
• Los reembolsos son un permiso propio. Para cada persona con una clave personal, los reembolsos se pueden cerrar o limitar a informes con el filtro woobe_mcp_permissions, por separado de los pedidos. El fragmento de código está en gestionar pedidos de WooCommerce con IA.
• No reembolses mediante el estado. Cambiar un pedido al estado Reembolsado (Refunded) registra un reembolso completo sin vista previa, sin reposición de inventario y sin pasarela. Pide siempre un reembolso.

Instrucciones listas para usar

• "Reembolsa el pedido 2318 por completo y devuelve todo al inventario."
• "Reembolsa una camisa de lino talla M del pedido 2318 y repónla en el inventario. Solo registrar."
• "El cliente del pedido 2405 devolvió 2 de las 3 tazas. Reembólsalas a través de la pasarela de pago y devuélvelas al inventario."
• "Reembolsa la camisa del pedido 2318 más los 4,95 de envío, sin reponer inventario, llegó dañada."
• "Reembolsa 12,50 en el pedido 2318 como gesto comercial."
• "¿Cuánto se puede aún reembolsar en el pedido 2318?"
• "¿Qué reembolsamos el mes pasado, por producto?"
• "¿Qué variaciones tuvieron la tasa de devolución más alta en los últimos seis meses?"
• "Muéstrame lo que más se vende junto a lo que más se devuelve."
• "Tasa de devolución de las chaquetas desde enero, por color."

Lista de comprobación

• Di qué ha vuelto (producto, talla, cantidad), no solo un importe, si algo debe volver al inventario o aparecer en el informe de devoluciones.
• Di "repón el inventario" solo para productos que han vuelto y se pueden vender.
• Di "a través de la pasarela" solo si el dinero debe moverse ahora; si no, paga tú mismo al cliente.
• Revisa la vista previa: pedido, importe, moneda, artículos, pasarela o registro, frase sobre el inventario. Después confirma.
• Tras una reposición, comprueba en las notas del pedido las líneas de "stock aumentado".
• El envío vuelve solo dentro de un importe; un reembolso completo lo incluye.
• No uses nunca el estado Reembolsado (Refunded) como atajo.
• Para el informe de devoluciones, asegúrate de que WooCommerce Analytics esté activado y al día.

Preguntas

¿Un reembolso de WooCommerce hecho con IA devuelve el dinero al cliente?

Solo si pides el reembolso a través de la pasarela de pago y la pasarela admite reembolsos automáticos. Por defecto, el reembolso se registra en WooCommerce y tú devuelves el dinero por tu cuenta. La respuesta final del asistente indica cuál de las dos cosas ocurrió.

¿Puedo reembolsar solo un artículo de un pedido?

Sí. Nombra el producto y la cantidad; el reembolso es el valor de ese artículo tal como se cobró, con impuestos incluidos, y puede volver al inventario. Añade un importe si quieres reembolsar una suma distinta por él.

¿Por qué no subió el inventario después del reembolso?

O no se pidió reponer, o el producto no controla inventario, o el pedido nunca descontó el inventario (por ejemplo, un pedido todavía pendiente de pago). Las notas del pedido de WooCommerce muestran cada artículo que repuso.

¿Por qué falta un reembolso en el informe de devoluciones?

Probablemente se reembolsó como un simple importe, que no nombra ningún producto. Otras causas: la fecha del reembolso queda fuera del período que preguntaste, o WooCommerce Analytics aún no lo ha importado.

Si un reembolso o un informe se comporta de otra manera en tu tienda, pregunta en el foro de soporte de BEAR.