WooCommerce Bestellungen mit KI verwalten: Status, Notizen, manuelle Bestellungen

Die Bestellungen von gestern finden, die versandten als abgeschlossen markieren, eine Notiz für den hinterlassen, der Bestellung 2318 morgen packt, eine telefonische Bestellung eintippen: Jedes davon sind ein paar Minuten Klicken in WooCommerce, und zusammen füllen sie einen Vormittag. Sie können Ihre WooCommerce Bestellungen stattdessen mit KI verwalten. Der MCP-Server von BEAR verbindet einen Assistenten wie Claude mit Ihrem Shop, sodass Sie die Aufgabe in einem Satz beschreiben, prüfen, was der Assistent gleich tun wird, und Ja sagen. Diese Anleitung behandelt, worum Sie bitten können, was BEAR prüft, welche E-Mails und Lagerbewegungen folgen und wo die Grenzen liegen.

Beispiel: WooCommerce-Bestellungen von gestern in Masse abschließen

Sie kommen von der Post zurück, die Pakete von gestern sind unterwegs. Sie schreiben:

Markieren Sie alle Bestellungen von gestern, die in Bearbeitung sind, als abgeschlossen, mit der Notiz „Mit Sendungsverfolgung verschickt“.

1. Der Assistent findet die Bestellungen. Er fragt BEAR nach den Bestellungen mit dem Status In Bearbeitung (Processing), die gestern erstellt wurden. „Gestern“ wird in der Zeitzone Ihres Shops gezählt (WordPress Einstellungen (Settings) → Allgemein (General)), sodass eine Bestellung um halb eins nachts auf dem richtigen Tag landet. Sie erhalten eine Tabelle: Bestellnummer, Kundenname, Ort, was bestellt wurde, Versandart und Gesamtbetrag. Sagen wir 14 Bestellungen.
2. Er nennt sie, bevor er etwas anfasst. Die Anweisungen von BEAR für dieses Werkzeug sagen dem Assistenten, vor der Änderung zu nennen, welche Bestellungen und welcher Status betroffen sind. Lesen Sie die Tabelle. Ist ein Paket nicht rausgegangen, sagen Sie „alle außer 2321“.
3. Sie bestätigen. Der Assistent ruft woobe_set_order_status mit den 13 Bestellnummern, dem Status completed und Ihrer Notiz auf.
4. WooCommerce ändert die Bestellungen nacheinander. Ihre Notiz wird jeder Bestellung als eigene Notiz hinzugefügt, dann ändert sich der Status genau so, als hätten Sie ihn auf der Bestellseite geändert: WooCommerce schreibt seine Notiz „Bestellstatus von In Bearbeitung zu Abgeschlossen geändert“ und sendet dem Kunden seine E-Mail Abgeschlossene Bestellung (Completed order), sofern diese E-Mail unter WooCommerce → Einstellungen (Settings) → E-Mails (Emails) aktiviert ist.
5. Sie erhalten das Ergebnis. Der Assistent listet jede Bestellung mit altem und neuem Status auf. Eine Bestellung, die bereits abgeschlossen war, wird übersprungen und nicht erneut geändert, sodass niemand dieselbe E-Mail zweimal erhält. Eine Bestellnummer, die nicht existiert, wird mit dem Grund als fehlgeschlagen gemeldet, und die übrigen gehen trotzdem durch.

Die Zahlen sind veranschaulichend. Wichtig ist die Reihenfolge der Ereignisse: finden, nennen, bestätigen, schreiben, zurückmelden.

Bevor Sie beginnen

Sie brauchen BEAR mit eingeschaltetem MCP-Server in den Plugin-Einstellungen, einen über HTTPS erreichbaren Shop und einen KI-Assistenten, der sich mit einem MCP-Server verbinden kann: Claude im Browser, in der Desktop-App oder in Claude Code verbindet sich mit dem Schlüssel, den BEAR Ihnen gibt, und andere MCP-Clients wie Cursor oder Ihr eigener Agent funktionieren ebenfalls. BEAR authentifiziert sich mit einem in einem Request-Header gesendeten Schlüssel, nicht über einen Anmeldeablauf; WooCommerce Bestellungen aus ChatGPT zu verwalten funktioniert daher nur dort, wo sein Konnektor das Hinzufügen dieses Headers erlaubt. Bestelllisten, Statusänderungen, Notizen und manuelle Bestellungen lesen die Bestellungen von WooCommerce direkt und brauchen kein WooCommerce Analytics; die Umsatzberichte und der Retourenbericht brauchen es. Die Verbindungsschritte stehen in der Dokumentation zum MCP-Server.

Bestellungen per Chat finden

Hinter „Zeigen Sie mir, was heute hereingekommen ist“ steht ein Werkzeug, woobe_orders, mit einer kleinen Menge an Filtern. Der Assistent übersetzt Ihre Worte in sie, daher hilft es zu wissen, was es gibt:

Jede Zeile enthält die Bestellnummer, das Datum, den Status, den Kundennamen, Ort und Land, was bestellt wurde (ein Produkt mit Namen, oder das erste plus „+ 3 weitere“), die Versandart, die Zahlungsart, den Gesamtbetrag und alles, was bereits erstattet wurde. Das genügt, um den Tag zu überblicken; die Straßenadresse bleibt in der Liste bewusst weg.

Eine Bestellung vollständig

Geht es um eine bestimmte Bestellung, fragen Sie mit ihrer Nummer danach. Die Bestellkarte enthält jede Position mit SKU, Menge und Positionssumme, die Summen für Artikel, Versand, Steuer, Rabatt und Erstattung, verwendete Gutscheine, beide Adressen, Zahlungs- und Versandart, jede Notiz mit einer Markierung, ob sie an den Kunden ging, und einen Link zur Bearbeitungsseite der Bestellung in WooCommerce.

Shops, die in mehreren Währungen verkaufen

Jede Zeile zeigt den Gesamtbetrag in der Währung, in der der Kunde bezahlt hat, und daneben dasselbe Geld in der Hauptwährung Ihres Shops, nach dem in der Bestellung gespeicherten Kurs. Addiert der Assistent Bestellungen, ist er angewiesen, die Beträge in der Hauptwährung zu addieren. Lässt sich die Währung einer Bestellung nicht umrechnen (kein Kurs in der Bestellung und kein aktiver Währungsumschalter), ist ihr umgerechneter Gesamtbetrag leer, und der Assistent ist angewiesen, sie aus der Summe wegzulassen und zu sagen, wie viele Bestellungen er weggelassen hat.

Bestellstatus in Masse ändern

Was der Code tut, wenn Sie den Bestellstatus in Masse ändern:

• Jeder Status, den Ihr Shop kennt. Der Status wird gegen die Liste von WooCommerce in Ihrem Shop geprüft, benutzerdefinierte Status eingeschlossen. Ein falsch geschriebener wird mit der Liste der gültigen Status abgelehnt.
• Bis zu 100 Bestellungen pro Anfrage. Mehr wird abgelehnt, weil eine Statusänderung eine E-Mail pro Bestellung auslösen kann. Bei einem größeren Stapel arbeitet der Assistent in Runden zu 100.
• Bestellungen, die bereits in diesem Status sind, bleiben unberührt. Eine wiederholte Änderung könnte die zugehörige E-Mail erneut versenden.
• Ihre Notiz ist eine eigene Notiz. Wenn Sie eine angeben, wird sie der Bestellung vor der Statusänderung hinzugefügt, sodass sie nicht an die eigene Statuszeile von WooCommerce angeklebt wird.
• Kein Testlauf im Code. Anders als Erstattungen und manuelle Bestellungen hat eine Statusänderung keinen eingebauten Vorschauschritt. Die Anweisungen des Werkzeugs sagen dem Assistenten, zuerst die Bestellungen und den neuen Status zu nennen, und diese Liste ist Ihre Kontrolle. Lesen Sie sie, bevor Sie Ja sagen.

Welche E-Mails rausgehen

BEAR ändert den Status über das eigene update_status() von WooCommerce, sodass WooCommerce sendet, was es auch sendet, wenn Sie den Status von Hand ändern, sofern diese E-Mail unter WooCommerce → Einstellungen → E-Mails eingeschaltet ist. Der Wechsel zu Abgeschlossen (Completed) sendet dem Kunden die E-Mail Abgeschlossene Bestellung; der Wechsel von Zahlung ausstehend (Pending payment) zu In Bearbeitung sendet dem Kunden die Bearbeitungs-E-Mail und Ihnen die E-Mail Neue Bestellung (New order); das Stornieren einer Bestellung, die in Bearbeitung oder in Wartestellung ist, sendet Ihnen die E-Mail Stornierte Bestellung (Cancelled order). Plugins, die an Statusänderungen hängen (Versandetiketten, Rechnungen, ERP-Sync), laufen ebenfalls.

Was mit dem Lagerbestand geschieht

Der Lagerbestand folgt den normalen Regeln von WooCommerce. Wird eine Bestellung auf In Bearbeitung, In Wartestellung (On hold) oder Abgeschlossen gesetzt, werden ihre Artikel aus dem Lagerbestand genommen, sofern die Bestellung sie nicht schon genommen hat. Wird sie auf Storniert (Cancelled), Zahlung ausstehend oder Fehlgeschlagen (Failed) gesetzt, wird zurückgebucht, was die Bestellung genommen hatte. Produkte, die den Lagerbestand nicht führen, sind in keinem der Fälle betroffen.

Nicht per Statusänderung erstatten

Eine Bestellung auf Erstattet (Refunded) zu setzen wird wie jeder andere Status ohne Vorschau akzeptiert. WooCommerce erfasst dann eine vollständige Erstattung für alles, was auf der Bestellung noch übrig ist: Es geht kein Lagerbestand zurück, es fließt kein Geld über das Zahlungs-Gateway, und der Kunde erhält möglicherweise die E-Mail von WooCommerce zur erstatteten Bestellung. Um Geld zurückzugeben, bitten Sie stattdessen um eine Erstattung, die den Betrag in der Vorschau zeigt, Artikel wieder einlagern kann und das Gateway nutzen kann. Das behandelt WooCommerce-Erstattungen und Retouren mit KI.

Eine Statusänderung rückgängig machen

Ändern Sie sie zurück: „Setzen Sie die Bestellungen 2318 und 2319 wieder auf In Bearbeitung“. Die Bestellnotizen behalten beide Änderungen. Eine E-Mail, die bereits rausgegangen ist, lässt sich nicht zurückholen, und Änderungen an Bestellungen erscheinen nicht im Tab Verlauf (History) von BEAR, der Produktbearbeitungen festhält. Die Aufzeichnung dessen, was mit einer Bestellung geschehen ist, sind die eigenen Notizen der Bestellung.

Bestellnotizen: privat oder an den Kunden

Eine Notiz kann privat sein und nur im Admin sichtbar, oder eine Kundennotiz, die WooCommerce dem Käufer per E-Mail sendet und in seinem Konto anzeigt.

• Privat ist die Voreinstellung. „Fügen Sie der 2318 eine Notiz hinzu: Ersatz verschickt, kostenlos“ bleibt im Shop.
• Eine Kundennotiz wird nur gesendet, wenn Sie es ausdrücklich sagen. Die eigenen Anweisungen des Werkzeugs sagen dem Assistenten, nie von sich aus eine zu schreiben und den Text vor dem Senden vorzulesen. Nachdem sie hinzugefügt wurde, ist der Assistent angewiesen, klar zu sagen, dass eine Nachricht den Shop verlassen hat.
• Notizen sind reiner Text: HTML-Tags werden entfernt. Eine leere Notiz wird abgelehnt.
• Auf diese Weise hinzugefügte Notizen erscheinen in den Notizen der Bestellung mit der Signatur „WooCommerce“, nicht mit Ihrem Namen. Wenn mehrere Personen die Verbindung nutzen und Sie wissen müssen, wer was geschrieben hat, beginnen Sie die Notiz mit Initialen.

Eine manuelle Bestellung anlegen: Telefon, Großhandel oder Ersatz

Eine manuelle Bestellung wird mit dem eigenen Bestellobjekt von WooCommerce gebaut, sodass Steuersätze, Gutscheinregeln und Summen genauso herauskommen wie bei einem echten Checkout. Es geschieht immer in zwei Schritten: eine Vorschau, dann die Bestellung.

Legen Sie eine Bestellung für einen Gast an, Anna Berg, Storgatan 4, 41118 Göteborg, Schweden: 2 blaue Keramiktassen und 1 Teekanne, Pauschalversand 5,00, bezahlt per Banküberweisung, Status in Bearbeitung. Buchen Sie keinen Lagerbestand ab, ich habe sie schon zurückgelegt.

Zuerst ruft der Assistent woobe_create_order ohne Bestätigung auf. BEAR baut eine echte Bestellung, liest die Zahlen aus und löscht sie wieder. Sie sehen, für wen sie ist und wohin sie geht, jede Position mit Menge und Betrag, dann Zwischensumme, Versand, Steuer, Rabatt und Gesamtbetrag mit der Währung, den Status, den sie erhalten wird, und einen Satz zum Lagerbestand. Erst nachdem Sie zugestimmt haben, ruft der Assistent erneut mit der Bestätigung auf, und Sie erhalten die Bestellnummer und einen Link zu ihrer Bearbeitungsseite. BEAR fügt der Bestellung die Notiz „Order created through the MCP connection.“ hinzu, dazu Ihre eigene Notiz, falls Sie eine angegeben haben.

Was Sie festlegen können

• Produkte und Mengen. Ein variables Produkt kann nicht als solches bestellt werden; nennen Sie die Variation („die blaue Tasse“, „Größe M“). Der Assistent findet die Variation und übergibt ihre ID. Die Menge ist 1, wenn Sie nichts anderes sagen.
• Ein vereinbarter Preis für einen am Telefon gewährten Rabatt. Er ersetzt den Shop-Preis für diese Position. Es ist ein Preis vor Steuer, in der Hauptwährung Ihres Shops, so wie WooCommerce Bestellpositionen speichert; die Steuer kommt obendrauf. Haben Sie dem Kunden einen Preis inklusive Steuer genannt, prüfen Sie den Gesamtbetrag in der Vorschau.
• Kunde. Ein vorhandenes Kundenkonto (die Adresse des Kontos wird verwendet, wenn Sie keine angeben) oder ein Gast mit der Adresse, die Sie diktieren. Ohne Lieferadresse wird die Rechnungsadresse verwendet. Der Assistent ist angewiesen, nur das zu übergeben, was Sie angegeben haben, und den Rest nicht zu erfinden. Ist weder ein Name noch eine Adresse angehängt, sagt die Vorschau das, was für einen Verkauf an der Theke in Ordnung ist und für alles, was verschickt werden muss, falsch.
• Status. Zahlung ausstehend standardmäßig, wie bei einem Checkout. Ein bezahlter Status wie In Bearbeitung oder Abgeschlossen kann dem Kunden die zugehörige E-Mail von WooCommerce senden.
• Zahlungsart. Ein Gateway wie Banküberweisung, Nachnahme oder Scheck wird in der Bestellung festgehalten. Es wird nichts abgebucht: Das ist kein Checkout.
• Versandposition mit Titel und Kosten.
• Gutschein. Wird so geprüft, wie ein Checkout ihn prüft. Wird er abgelehnt (abgelaufen, Nutzungslimit erreicht), sagt die Vorschau, warum, und der Rest der Bestellung bleibt bestehen. Das Ansehen einer Vorschau verbraucht keinen Gutschein: BEAR gibt die Nutzung zurück, wenn es die Vorschaubestellung löscht.
• Währung. Standardmäßig die eigene Ihres Shops. Mit aktivem FOX – WooCommerce Currency Switcher kann die Bestellung in jeder Währung aufgegeben werden, die FOX verkauft, zum aktuellen Kurs umgerechnet und so markiert, dass Berichte sie richtig bewerten; ein vereinbarter Preis wird mit dem Rest umgerechnet. Ohne Umschalter wird eine andere Währung abgelehnt.

Lagerbestand bei manuellen Bestellungen

Der Lagerbestand wird standardmäßig nicht abgebucht, weil eine telefonische oder eine Ersatzbestellung oft für bereits zurückgelegte Ware gilt und es der häufigere Fehler ist, sie doppelt abzubuchen. Sagen Sie „aus dem Lagerbestand nehmen“, wenn Sie das wollen. In beiden Fällen markiert BEAR den Lagerbestand der Bestellung als erledigt, sodass ein späterer Wechsel zu In Bearbeitung oder Abgeschlossen die Ware doch nicht abbucht. Die Antwort sagt Ihnen, was wirklich geschehen ist: Produkte, die den Lagerbestand nicht führen, werden genannt, und für sie wurde nichts abgebucht.

Die Übersicht „Was sich verkauft hat und was zurückkam“

Fragen Sie den Assistenten, was er kann, und er bietet die vorbereiteten Fragen von BEAR an. Die zu den Bestellungen ist Was sich verkauft hat und was zurückkam (What sold and what came back): die 20 Bestseller nach Stückzahl der letzten sechs Monate neben den 20 am häufigsten zurückgegebenen Produkten und den 20 mit der schlechtesten Retourenquote, jede Variation einzeln gezählt. Ein Produkt, das auf beiden Listen weit oben steht, ist ein Bestseller mit einem Problem. Sie ist schreibgeschützt und braucht WooCommerce Analytics. Sie meldet keine hängenden Bestellungen; für diese fragen Sie direkt nach der Liste, zum Beispiel nach Bestellungen, die länger als drei Tage in Wartestellung sind. Retouren werden ausführlich in der Anleitung zu Erstattungen und Retouren erklärt.

Zugriff und Datenschutz

• Keine E-Mail-Adressen oder Telefonnummern. Sie werden dem Assistenten nie zurückgegeben, weder in der Liste noch in der Bestellkarte noch im Bericht der besten Kunden. Einen Kunden kontaktieren Sie von der Bestellseite in WooCommerce aus.
• Adressen nur bei Bedarf. Die Liste zeigt Ort und Land; die vollständige Adresse kommt nur mit einer einzelnen Bestellung, nach der Sie gefragt haben. Der Assistent ist angewiesen, Namen und Adressen nicht über das hinaus zu wiederholen, was die Aufgabe braucht.
• Mitarbeiter arbeiten mit ihren eigenen Rechten. Mit einem persönlichen Schlüssel handelt der Assistent eines Shop-Managers als diese Person. Bestellungen und Erstattungen brauchen beide die WooCommerce-Berechtigung edit_shop_orders; ohne sie sind sie gesperrt.
• Sie können es pro Person einschränken. Bestellungen (Listen, Bestellkarten, Statusänderungen, Notizen, manuelle Bestellungen) und Erstattungen sind getrennte Bereiche, jeweils full, read oder none. Damit zum Beispiel ein Manager mit Bestellungen arbeiten, Erstattungsberichte aber nur lesen kann:

// child theme functions.php or a code snippets plugin
add_filter( 'woobe_mcp_permissions', function ( $map, $user_id ) {
    if ( 57 === $user_id ) {           // the manager's WordPress user ID
        $map['refunds'] = 'read';      // refund reports yes, refunding no
    }
    return $map;
}, 10, 2 );

Bedenken Sie, dass eine Person mit Schreibzugriff auf Bestellungen trotzdem den Status Erstattet setzen kann, was eine Erstattung wie oben beschrieben erfasst. Ist das ein Problem, setzen Sie Bestellungen für diese Person ebenfalls auf read.

Fertige Prompts

• „Zeigen Sie mir die heutigen Bestellungen als Tabelle.“
• „Was wartet noch auf den Versand? Bestellungen in Bearbeitung aus den letzten 7 Tagen.“
• „Ist etwas in Wartestellung, das vor mehr als drei Tagen aufgegeben wurde? Schauen Sie drei Monate zurück.“
• „Welche Bestellungen seit dem 1. September enthielten die Leinenschürze?“
• „Öffnen Sie Bestellung 2318: Was ist drin, und wohin geht sie?“
• „Markieren Sie alle Bestellungen von gestern, die in Bearbeitung sind, als abgeschlossen, außer 2321.“
• „Setzen Sie Bestellung 2320 in Wartestellung mit der Notiz: wartet auf die Größenbestätigung des Kunden.“
• „Fügen Sie der 2318 eine private Notiz hinzu: Ersatz kostenlos verschickt.“
• „Senden Sie dem Kunden von Bestellung 2318 diese Notiz: Ihr Paket ist heute rausgegangen, die Sendungsverfolgung folgt per E-Mail.“
• „Legen Sie eine Ersatzbestellung für Kundenkonto 112 an: eine große Canvas-Tasche zum Preis 0, aus dem Lagerbestand nehmen, Status in Bearbeitung.“
• „Wer waren meine zehn besten Kunden in diesem Quartal?“

Checkliste

• Der MCP-Server von BEAR ist eingeschaltet, und Ihr Assistent ist verbunden (Einrichtung).
• Ältere Bestellungen gewünscht? Nennen Sie den Zeitraum; die Liste reicht standardmäßig 30 Tage zurück.
• Lesen Sie vor einer Statusänderung die Liste der Bestellungen, die der Assistent nennt. Eine andere Vorschau gibt es nicht.
• Wissen Sie, welche E-Mails von WooCommerce aktiviert sind: Ein Stapel von 50 Abschlüssen sind 50 Kunden-E-Mails.
• Erstatten Sie mit einer Erstattung, nie mit dem Status Erstattet.
• Kundennotizen sind E-Mails, private Notizen nicht. Prüfen Sie, worum Sie gebeten haben.
• Manuelle Bestellung: Prüfen Sie Positionen, Steuer, Gesamtbetrag und den Satz zum Lagerbestand in der Vorschau, bevor Sie bestätigen. Ein vereinbarter Preis gilt vor Steuer.
• Öffnen Sie nach einer manuellen Bestellung einmal den Bearbeitungslink und prüfen Sie sie so, wie Sie eine von einem Kollegen getippte Telefonbestellung prüfen würden.

Fragen

Sendet das Ändern des Bestellstatus mit KI E-Mails an Kunden?

Ja, dieselben E-Mails, die WooCommerce sendet, wenn Sie den Status von Hand ändern, sofern sie aktiviert sind. Bestellungen, die schon im Zielstatus sind, werden übersprungen, sodass eine wiederholte Anfrage sie nicht erneut sendet.

Wie viele Bestellungen kann ich auf einmal abschließen?

Bis zu 100 pro Anfrage. Für mehr ändert der Assistent sie in Runden; bitten Sie ihn, jede Runde zu zeigen, bevor er fortfährt.

Belastet eine manuelle Bestellung die Karte des Kunden?

Nein. Die Zahlungsart wird in der Bestellung festgehalten, und es wird nichts abgebucht. Nehmen Sie die Zahlung auf die übliche Weise entgegen oder lassen Sie die Bestellung auf Zahlung ausstehend, bis sie bezahlt ist.

Kann der Assistent die E-Mail-Adressen von Kunden lesen?

Nein. BEAR gibt nie E-Mail-Adressen oder Telefonnummern zurück. Sie können für eine manuelle Bestellung, die Sie anlegen, eine Adresse angeben, aber kein Werkzeug liest sie zurück.

Verhält sich etwas in Ihrem Shop anders als hier beschrieben, fragen Sie im BEAR-Support-Forum.